Yhtenäinen sisäinen viestintä saa koko työyhteisön samaan veneeseen

Viestinnällä on iso rooli työyhteisön yhteen hiiliin puhaltamisessa. Siinä missä rekrytoinnilla ja perehdytyksellä luodaan positiivista työnantajamielikuvaa, sisäinen viestintä jatkaa siitä, mihin perehdytys tavallaan päättyy.

Olen aikaisemmissa artikkeleissani tuonut vahvasti esille sitä, ettei perehdytys pääty vaan koko perehdytystä kannattaa ajatella työntekijän työsuhteen elinkaaren palvelupolkuna. 

Jos rekrytointiin ja perehdytykseen on panostettu, sisällöt ja visualisoinnit ovat tuoneet helpotusta asioiden sisäistämiseen, seuraavana askeleena on viedä sama ajatusmalli koko työyhteisölle.

Vuosikellon avulla asioita on alettu ennakoimaan ja esi- ja HR-henkilöt ovat alkaneet nähdä toistensa työt toisiaan tukevina eikä irrallisina tehtävinä.

Miten saadaan koko työyhteisö samaan veneeseen, kulkemaan kohti samaa tavoitetta, missiota ja visiota?

Sisäisellä viestinnällä on merkitystä

Tuntuuko sinusta, että lähettämäsi sähköpostiviesti jää avaamatta ja tärkeä informaatio saamatta?

Koetko, että tiedotteet ohitetaan monimutkaisina ja vaikeaselkoisina?

Kyllästyttääkö tehdä kalvosulkeisia palavereihin, joista kaikki haluavat vain nopeasti pois?

Tiesitkö, että tekemällä muutamia yksinkertaisia muutoksia omaan viestintätyyliin, voit saada huomattavasti paremmin viestisi menemään “perille”?

Mitä luulet, kumpi viesti avattaisiin:

• Sisäisen raportin kyselyn tulokset
• [RAPORTTI] 56 % vastaajista kertoi, että työhyvinvointi on…

Mikä näiden kahden otsikon välinen ero on?

Se, että toinen nostaa esiin yhden tärkeän asian raportista. Otsikko herättää uteliaisuuden avata ja lukea lisää.

Ja tämähän viestinnän tehtävä on. Saada lukija lukemaan seuraava lause. Aivan samalla tavalla kuin tässäkin artikkelissa.

Tällaiset pienet muutokset on helppoja toteuttaa eikä viestintätyylissäsi ole mitään vikaa. Me asiantuntijat kuvittelemme, että ihmiset haluavat tietää pelkät faktat mutta todellisuudessa teemme päätöksiä tunteiden perusteella. Mitä mielenkiintoisemmaksi pystyt jonkin asian muotoilemaan, sitä enemmän siihen kiinnitetään huomiota.

Visuaalisella sisällöllä helpotusta asioiden hahmottamiseen

Otetaan toinen esimerkki.

Tietosuojan merkitys on kasvanut viimeisten vuosien aikana merkittävästi. Jokainen yritys tarvitsee tietosuojaselosteen mutta sen sisäistäminen työyhteisön sisällä voi olla haastavaa.

Tietosuojasta voidaan kuitenkin luoda visuaalinen yhteenveto, jonka avulla asia hahmotetaan yhden kuvan ansiosta. Kuva lisätään sisäiseen intraan, josta se on kaikkien saatavilla tarvittaessa.

Tässä kohtaa saatat miettiä, ettei sinulla ole aikaa tai mahdollisuutta alkaa tekemään tällaisia visuaaleja. Ei hätää, siinä minä tulen mukaan auttamaan.

Esimerkiksi Lempäälän kunnalle rakennetussa perehdytys- ja palvelupolussa on yli 50 erilaista kuvaa, jotka helpottavat asioiden hahmottamista.

“Jos työyhteisössä mietitään perehdytys- ja palvelupolkua, yksi olennaisimmista asioista on nimenomaan prosessien visualisointi. On paljon nopeampaa hahmottaa kuva kuin joku pitkä word- teksti tai powerpoint-esitys. Toki kuvan tukena tarvitsee olla teksti, mutta kuvasta saa nopeasti käsityksen, mikä asia on ja miten prosessi toimii.

Samaan hengenvetoon mainitsen antamasi vuosikellot, kuten

• talouden vuosikello,
• HR-vuosikello ja
• esihenkilöiden vuosikello.

Näistä on ollut todella paljon apua ja ajansäästö on tullut.” -Maarit Rönkkö, Lempäälän kunta.

Prosessien visualisointi auttaa myös muita työyhteisön jäseniä, sillä kaikkia prosesseja ei välttämättä muista ulkoa. On olemassa prosesseja, joihin tarvitsee palata vain kerran tai pari vuodessa. Kun tällaisesta prosessista on tehty visualisointi, tiedon sisäistäminen nopeutuu ja työhön pääsee nopeammin käsiksi. Aikaa ei kulu siihen, että laittaa erikseen sähköpostia vaan pystyy täysin itsenäisesti toimimaan ohjeiden mukaisesti.

Olisi harmi, jos hyvin laadittuja ja toimiva prosesseja ei kuitenkaan käytettäisi sen vuoksi, että niitä on vaikea sisäistää.

Jos sisäiseen viestintään ja visualisointiin ei panosteta, lopputulos on jotakuinkin tällainen:

Työntekijät sekä HR- että esihenkilöt kysyvät toisiltaan neuvoja, ohjeita ja tarvitsevat enemmän ohjausta. Tämä kuormittaa työyhteisöä, sillä nyt aika menee asioiden selvittämiseen sen sijaan, että asia saataisiin nopeasti valmiiksi.

Säännöllisiä vuoden aikana eteen tulevia asioita ei ennakoida, joten asiat joudutaan tekemään kiireessä tai ylitöinä. Väsymys valtaa alaa ja tuntuu että on koko ajan kiire ja paniikki.

Tietotyön pirstaleisuus kuormittaa vieläkin enemmän, kun tekeminen keskeytyy jatkuvan viestitulvan ja tupsahtelevien kollegoiden toimesta.

Ei siis ihme, että työntekijät vaihtavat nopeasti alaa tai väsyvät työhönsä.

Lempäälän kunta on loistava esimerkki siitä, miten paljon työt virtaviivaistuvat ja helpottuvat, kun vahva pohjatyö on tehty. Aloitimme esihenkilöiden perehdytys- ja palvelupolusta ja ohjeitteni mukaisesti he pystyvät nyt laajentamaan samoja ideoita ja viestintämalleja koko työyhteisön hyödyksi.

Jo nyt on nähtävissä ajansäästöä ja esihenkilöt ovat kiitelleet vuolaasti lopputulosta.

“Se oli ihan älyttömän hieno juttu, että tähän perehdytysprojektiin satsattiin, kun meillä tosiaan viestintä on aika ohutta meidän organisaatiossa, niin sieltä ei ollut tällaista tukea mahdollista saada. Yhdessä tekeminen niin sisäisesti kuin ulkoisestikin on ollut parasta ja totta kai se, että että me saadaan niin hyvä paketti esihenkilölle.

Sieltä on tullut nyt jo niin paljon kiitosta, että “voi että kun tämmöinen olisi ollut jo silloin kun mä aloitin”. Se lämmittää nyt jo etukäteen, kun tulevat uudet esihenkilöt ja nykyiset esihenkilöt saa tämän paketin visualisointeineen käyttöön.” -Maarit Rönkkö, Lempäälän kunta

Kuinka lähdet liikkeelle?

Ensimmäinen askel on täyttää hakemus TAI varata suoraan maksuton kartoituspuhelu kanssani. Puhelun aikana selvitämme lähtötilanteesi, missä vaiheessa olet kehittämisprojektissa ja -tehtävissä sekä annan sen jälkeen toimintaohjeet, kuinka voit edetä.

Vaihtoehtoja on kaksi:

• itseopiskeltavana opiskelukokonaisuutena
• tai 2-3 kuukauden mittaisena projektina, jossa minä toimin valmentajana ja tukihenkilönä

Ota yhteyttä matalalla kynnyksellä, jutellaan lisää.