Näin teet työntekijästä tuottavan koko työsuhteen elinkaaren ajaksi

Perehdytysprosessi kokonaisuutena on laaja ja alussa voi tuntua siltä, ettei aikaa sen kehittämiselle ja parantamiselle oikeasti ole. Mutta jos perehdytyksen pilkkoo pienempiin osiin, niitä on helpompi hallita ja ne saadaan nopeammin kuntoon.

Osaamisen kehittämisen kokonaisuutta kannattaa ajatella ja suunnitella koko työsuhteen elinkaaren oppimis- ja palvelupolkuna. Kyse ei siis ole yhden päivän, viikon tai kahden viikon rykäisystä vaan jatkuvasta keinoista kehittää, kehittyä ja oppia.

Olen puhunut aikaisemmissa postauksissa siitä, miten laadukas ja vastuullinen perehdytys on erinomainen kilpailuvaltti sekä miten työsuhteiden lyhentyessä työyhteisöt voivat edelleen pysyä kilpailukykyisenä ja sitouttaa työntekijät nopeammin.

Muista, ettei osaamisen kehittämisessä ja oppimisessa ole pikavoittoja ja siksi laadukas ja vastuullinen perehdytys on avain hyvinvoivaan ja kilpailukykyiseen työyhteisöön.

Tässä postauksessa haluan kiteyttää koko perehdytysprosessin yhdeksi palvelupoluksi, joka jakautuu viiteen eri vaiheeseen.

1 | Preboarding eli esiperehdytysvaihe

Preboarding eli esiperehdytysvaiheen tavoitteena on poistaa työntekijän jännitystä ennen uuden työn aloittamista. Sen avulla voidaan vahvistaa työntekijän itsetuntemusta ja tukea työhyvinvointia tekemällä työyhteisöä tutuksi jo heti alusta alkaen.

Preboarding vaiheessa toimivat hyvin esimerkiksi lyhyet “Tervetuloa meidän tiimiimme” -esittelyvideot.
Hyvin suunniteltuna Preboarding auttaa uutta henkilöä pääsemään paremmin kiinni olennaisiin asioihin.

2 | Orientaatio eli “sisäänheitto” / suuntautuminen

Orientaatio on työsuhteen alun yleisperehdytystä ja tähtää työn tekemisessä tarvittavien perusvalmiuksien hankkimiseen.

Tässä kohtaa perehtyjää voidaan auttaa töiden priorisoinnissa, ajanhallinnassa sekä työtehtävien prosesseissa. Vastuuperehdyttäjät voivat kertoa hyviä esimerkkejä toimivista käytänteistä. Esimerkiksi samanlaisia työtehtäviä voidaan tehdä ns. sarjatyönä, jolloin työhön tulee toistoja ja yhtenä päivänä saadaan paremmin tehtyä tiettyjä työkokonaisuuksia.

Alussa toistot ovatkin tärkeitä, sillä jos yhtä työtehtävää tehdää harvoin, se unohtuu, jolloin uusi työntekijä joutuu turvautumaan säännöllisesti kollegoihin tai esihenkilöön.

Orientaation aikana työkalut ja tarvittavat ohjelmat alkavat käydä tutuiksi ja työntekijä oppii myytävät tuotteet ja palvelut, sekä miten ne toimivat.

Orientaation aikana on tärkeää tehdä pieniä projekteja ja saada pieniä voittoja eli saavuttaa tavoitteita, jotta uusi työntekijä saa onnistumisen kokemuksia ja motivaatio pysyy korkealla.

3 | Onboarding eli perehdytysjakso

Varsinaisen perehdytysjakson pituus voi vaihdella 30 - 180 päivän välillä, riippuen työn vaativuudesta. Tieto- ja asiantuntijatyössä perehdytysjakson pituus tulisi olla minimissään 30 päivää.

Perehdytysjakson aikana tehdään isompia projekteja ja annetaan työntekijälle enemmän vastuuta. Vastuuperehdyttäjä käy välillä varmistassa että kaikki on hyvin mutta tämä aika pitenee pikkuhiljaa.

Perehdytysjakson aikana työssäoppiminen ja töiden tekeminen alkaa rutinoitua, jolloin tekeminen nopeutuu automaattisesti. Siinä missä ennen yhden työtehtävän tekemiseen meni puoli tuntia, perehdytysjakson loppuvaiheessa työtehtävä sujuu jo viidessä minuutissa.

Kun työtehtävät alkavat rutinoitua, voidaan työntekijälle antaa uusia tehtäviä työroolin puitteissa, opetella uusia ohjelmia tai antaa enemmän vastuuta.

4 | Työssä oppiminen [TOPS] / Crossboarding

Työssäoppiminen sisältää kehittämissuunnitelman eli entisen henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Vanhan yhteistoimintalain perusteella laaditut henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat on pitänyt päivittää vastaamaan uuden yhteistoimintalain vaatimuksia vuoden 2022 loppuun mennessä.

Lakia sovelletaan vähintään 20 työntekijää työllistäviin yrityksiin. Uudistettu YT-laki edellyttää, että työpaikoilla käydään säännöllisesti vuoropuhelua työnantajan ja henkilöstön edustajien välillä. Osana vuoropuhelua työyhteisön kehittämissuunnitelma tuli laatia vuoden 2022 loppuun mennessä. Lue lisätietoja: yhdenvertaisuussuunnitelma.

Työntekijälle tehtävä kehittämissuunnitelma tarjoaa useita hyötyjä, kuten:

1 | Kehitysmahdollisuuksien tunnistaminen
Kehittämissuunnitelma auttaa työntekijää ja yritystä tunnistamaan työntekijän vahvuudet ja kehityskohteet sekä asettamaan tavoitteita työntekijän ammatilliselle kasvulle ja kehittymiselle.

2 | Selkeät odotukset ja suunta
Kehittämissuunnitelma tarjoaa selkeät odotukset työntekijän roolista ja vastuista sekä auttaa asettamaan selkeät tavoitteet ja suunnan työntekijän työskentelylle.

3 | Motivaation ja sitoutumisen lisääminen
Kehittämissuunnitelma lisää työntekijän motivaatiota ja sitoutumista työhön, kun hän tuntee saavansa tukea ammatilliseen kehittymiseen ja uralla etenemiseen.

4 | Taitojen ja osaamisen parantaminen
Kehittämissuunnitelma auttaa työntekijää kehittämään uusia taitoja ja parantamaan olemassa olevaa osaamistaan, mikä voi hyödyttää sekä työntekijää että työnantajaa pitkällä aikavälillä.

5 | Työtyytyväisyyden lisääminen
Työntekijälle tarjotut kehitysmahdollisuudet voivat lisätä työtyytyväisyyttä ja auttaa työntekijää tuntemaan, että hänen ammatillinen kasvunsa ja kehityksensä otetaan huomioon organisaatiossa. Näin työntekijä saadaan sitoutettua pidemmäksi aikaa työyhteisöön.

6 | Henkilökohtaisen ja ammatillisen kasvun tukeminen
Kehittämissuunnitelma auttaa työntekijää saavuttamaan omat uratavoitteensa ja kasvattamaan itsetuntemustaan sekä edistämään henkilökohtaista ja ammatillista kasvua.

7 | Organisaation kilpailukyvyn parantaminen
Hyvin kehittyneet ja motivoituneet työntekijät voivat parantaa yrityksen kilpailukykyä houkuttelevana työnantajana, auttaen houkuttelemaan uusia osaajia ja säilyttämään nykyisiä työntekijöitä pidempään.

5 | Offboarding eli lähtö- tai exit-kokemus sekä lähtökysely

Totuus on, että työsuhteet päättyvät joskus. Olipa syy sitten eläkkeelle siirtyminen tai työntekijän vapaaehtoinen irtisanoutuminen, on tärkeää luoda työntekijälle laadukas offboarding-kokemus. Hyvä offboarding-kokemus on tärkeä osa kokonaisvaltaista työntekijän elinkaaren hallintaa ja voi vaikuttaa

• yrityksen maineeseen,
• työntekijän jättämän osaamisen ja tietotaidon säilyttämiseen
• työntekijän kiittäminen palveluvuosista
• sekä jäljelle jäävien työntekijöiden sitoutumiseen.

Olennaisia elementtejä hyvästä offboarding-kokemuksesta ovat mm.:

• Selkeä lähtöprosessi: työnantajan tulisi olla hyvin valmistautunut offboarding-prosessiin, joka sisältää selkeät ohjeet ja toimintamallit. Tämä voi kattaa esimerkiksi työntekijän ilmoituksen vastaanoton, tietojen ja omaisuuden palauttamisen, lopputyöskentelyn suunnittelun ja lähtöhaastattelun tai -kyselyn.

• Henkilökohtainen kohtelu: Työntekijälle tulisi tarjota henkilökohtaista tukea ja huomiota koko offboarding-prosessin ajan. Tämä voi sisältää esimerkiksi keskustelut työntekijän tunteista ja huolista liittyen lähtöön, sekä mahdollisuuden antaa palautetta ja kysyä kysymyksiä.

• Omaisuuden palauttaminen: työnantajan tulee huolehtia siitä, että työntekijän hallussa oleva työnantajan omaisuus, kuten tietokoneet, avaimet, puhelimet ja muut varusteet, palautetaan asianmukaisesti. Samalla työnantajan tulee varmistaa, että työntekijän henkilökohtaiset tiedot ja yksityisyys säilyvät suojattuina.

• Tiedon siirto: Offboarding-prosessissa tulisi varmistaa, että työntekijä siirtää tarvittavan tiedon ja taidot seuraajalleen tai muille työntekijöille, jotta työpaikalla toiminta voi jatkua sujuvasti lähdön jälkeen.

• Työntekijän kiittäminen: Organisaation tulisi arvostaa työntekijän panosta ja jättämää tietotaito perintöä ja tunnustaa se esimerkiksi lähtöjuhlan tai muun vastaavan huomion avulla.

• Lähtökysely: Yksi osa hyvää offboarding-kokemusta voi olla myös lähtökyselyn toteuttaminen. Lähtökysely on menetelmä, jossa kysytään lähtevältä työntekijältä palautetta heidän kokemuksista työsuhteen ajalta.

“Se oli ihan älyttömän hieno juttu, että tähän perehdytysprojektiin satsattiin, kun meillä tosiaan viestintä on aika ohutta meidän organisaatiossa, niin sieltä ei ollut tällaista tukea mahdollista saada. Yhdessä tekeminen niin sisäisesti kuin ulkoisestikin on ollut parasta ja totta kai se, että että me saadaan niin hyvä paketti esihenkilölle.

Sieltä on tullut nyt jo niin paljon kiitosta, että “voi että kun tämmöinen olisi ollut jo silloin kun mä aloitin”. Se lämmittää nyt jo etukäteen, kun tulevat uudet esihenkilöt ja nykyiset esihenkilöt saa tämän paketin visualisointeineen käyttöön.

Jos työyhteisössä mietitään perehdytys- ja palvelupolkua, yksi olennaisimmista asioista on nimenomaan prosessien visualisointi. On paljon nopeampaa hahmottaa kuva kuin joku pitkä word- teksti tai powerpoint-esitys. Toki kuvan tukena tarvitsee olla teksti, mutta kuvasta saa nopeasti käsityksen, mikä asia on ja miten prosessi toimii."  -Maarit Rönkkö, Lempäälän kunta

Perehdytyksen kehittäminen on investointi tulevaisuuteen ja maksaa itsensä takaisin useammassa eri muodossa. Henkilöstön viihtyvyys, työhyvinvointi ja myös sitouttaminen ovat hyötyjä, joista koko työyhteisö nauttii pitkään. Ja samalla maine kiirii hyvänä työnantajana, jolloin uudet työntekijät alkavat ottaa yhteyttä ja ilmaista kiinnostuksensa potentiaalisina työntekijöinä.

Palvelu- ja perehdytyspolulla on suora yhteys työnantajamielikuvaan. Kun perehdytys on selkeä ja kattava, sillä lunastetaan lupaus, joka annetaan jo rekrytointivaihteessa. Kun tämä lupaus pitää, uusi henkilö sitoutuu paremmin ja pidemmäksi aikaa jolloin myös osaajapula alkaa helpottamaan.

Haluatko nähdä, miten tämä tehdään käytännön tasolla? Lue lisää täältä.