Miten saadaan henkilö nopeasti tuottavaksi ja osaksi työyhteisöä?

Perehdyttämisen suunnittelussa ja perehdyttämisessä on kyse sekä tulokkaiden osaamisen kehittämisestä, että aikaisemman osaamisen hyödyntämisestä.

Toisin kuin voisi olettaa, perehdytys alkaa jo ennen rekrytointivaihetta. Kaikki organisaation ulkoinen viestintä luo jo itsessään mielikuvaa toiminnasta. Sisällöt kertovat [tai eivät kerro] olennaisen siitä, mikä on toiminnan ydin ja millainen porukka pitää rattaat pyörimässä.

Hyvien toimintaan ohjaavien sisältöjen *) avulla voidaan sitouttaa ja perehdyttää yrityksen toimintaan tehokkaasti. Perehdytyksessä on tärkeää ottaa huomioon ihmisten erilaiset keinot oppia ja sisäistää asioita. Kun tähän liitetään toimintaan ohjaavat ohjeet, opettavan ja auttavan otteen, teet automaattisesti ns. esiperehdytystä [preboarding]. Tämä helpottaa toimintaanne tutustumista ja ylläpidät samalla kiinnostusta ja innostusta.

Nämä edellä mainitut asiat ovat hyvä muistutus siitä, että perehdytys ei ole irrallinen osa toimintaa. Monipuoliset sisällöt syntyvät yhteistyöllä koko työyhteisön ja kaikkien siellä työskentelevien henkilöiden hyvällä yhteistyöllä.

*) Kaikki viestintä yrityksen sisällä on sisällöntuotantoa. Toimintaan ohjaava sisältö kannustaa ihmisiä suoraan tekemään. Sen sijaan, että annettaisiin ympäripyöreitä ja tulkinnanvaraisia ohjeita, toimintaan ohjaava sisältö kertoo suoraan, mitä lukijan tulee tehdä.

Onnistunut perehdytys vastaa näihin kysymyksiin

1. KENELLE

Osaajatarve
Panosta viestinnän lisäksi rekrytointivaiheeseen. Suunnittele, määrittele ja päätä jo ennen rekrytointia, millaista osaamista ja persoonaa työpaikalle haetaan ja työyhteisössä tarvitaan. haetaan. Mitkä tulevat olemaan olennaiset tehtäväkokonaisuudet? Sellaisia, jotka ovat mielekkäitä työntekijälle ja tukevat yrityksen menestymistä tulevaisuudessa.

Asiakaspolku
Näiden päätösten jälkeen on helpompaa viestiä oikealla tavalla ja oikealle rekrytoinnin kohderyhmälle. Panosta työntekijän asiakaspolun [rekrytoinnista perehdytykseen] suunnitteluun ja kosketuspisteisiin eli odotuksiin, tarpeisiin ja tunteisiin.

Huolehdi, että rekrytointiprosessin aikana teet rekrytoitavan asiakaspolusta viestinnän avulla selkeän, avoimen ja oikea-aikaisen. Prosessin sujuvuudella pidät huolen hyvän työnantajamielikuvan antamisesta.

Aloita perehdytys jo rekrytoinnin edetessä, esimerkiksi helpottamalla toimintaan ja henkilöstöön tutustumista esim. hyvien verkkosivujen sisältöjen, livevideoiden tai esittelyvideoiden muodossa. Ohjaa etenemistä.

2. MITÄ JA MIKSI

Sisältösuunnitelma tukee oppimista
Perehdytyksen sisältösuunnitelma voidaan tehdä oppimisprofiileja hyödyntämällä. Ennen rekrytointia määritellyn osaajatarpeen pohjalta hahmotellaan perehtymisvaiheiden tehtävät. Lopullinen perehdytyksen sisältösuunnitelma selkeytyy, kun henkilö on rekrytoitu.

Mikäli työtehtävä on uusi, eikä sen tarkkaa sisältöä vielä tiedetä, se on ilmaistava selkeästi jo rekrytointivaiheessa. Rekrytoitavan kanssa on olennaista käydä keskustelua ja antaa hänen tuoda esille näkemyksiä tehtävien mielekkyyden, merkityksellisyyden ja motivaatiotekijöiden osalta.

Viimeistään rekrytointivaiheen loppusuoralla on hyvä keskustella yhdessä, mitä tulokkaalle on olennaista opettaa. Miten hän kokee oppivansa parhaiten ja mikä on hänelle ominaisin tapa omaksua uusia asioita.

3. KUKA

Vastuunjako
Nimeä valmentava vastuuperehdyttäjä ja/tai kokoa perehdytystiimi. Tehkää yhdessä päätös, mitkä asiat tai asiakokonaisuudet kuuluvat kenenkin vastuulle perehdyttämisessä.

Valmentavaksi vastuuperehdyttäjäksi nimetty henkilö perehdyttää tulokasta ja auttaa alkuun. Hän osaa ja saa kertoa työpaikan kirjoittamattomista säännöistä.

Hiljainen tieto näkyväksi
Tämä hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen kannattaa ottaa osaksi yrityksen perehdytysprosessia ja työnopastamista. Hiljaista tietoa ja osaamista voidaan tehdä näkyväksi muun muassa dokumentoinnin ja tiedon visualisoinnin avulla.

Yhtenäiset toimintatavat
Valmentavia vastuuperehdyttäjiä on koulutettava säännöllisesti. Näin samanlainen vastuullinen ja oppimista tukeva toimintatapa hahmottuu jokaiselle perehdyttäjälle. Perehdytyksen onnistuminen on lopulta kiinni yksittäisistä vuorovaikutteisista perehdytys- ja oppimistilanteista, joten anna perehdyttäjien ideoida, toteuttaa ja kehittää itseään. Voit varata maksuttoman puhelun kanssani, jossa selvitämme yhdessä perehdytyksen nykytila ja voimme keskustella miten teidän työyhteisön perehdystystä voisi lähteä kehittämään.

 4. MILLOIN

Työtä tukeva oppimispolku
Siirry yleisistä asioista yksityiskohtiin vasta oikealla hetkellä. Oikeaa hetkeä perehdytettäville asioille voidaan hahmotella visualisoimalla perehdytyksestä aikajana.

Ensimmäisellä päivällä on suuri vaikutus minkälaisen kuvan ja tunteen uusi työntekijä saa työnantajasta sekä henkilöstöstä.

Se, että yritetään juosta ilman suunnitelmaa heti läpi kaikki perehdytyksen osa-alueet ja aiheet, ei anna selkeää kuvaa yrityksen tai henkilöstön rooleista. Kiireessä tehty perehdytys ei motivoi, eikä sitouta pitkäjänteiseen tekemiseen. Perehtyminen vaatii aikaa, joten se on huomioitava perehdytyksen kestossa.

5. MITEN

Luo perehdytysmateriaaleilla syvempää ymmärrystä
Perehdytyksen suunnittelussa on olennaista huomioida yksilön osaaminen, kokemus ja oppiminen. Perehdytysmateriaalit ja -sisällöt on hyvä suunnitella ja tuottaa siten, että ne tukevat eri aisteja oppimisessa.

Uskalla olla erilainen perehdytysmateriaalien ja -tapojen suhteen. Tee perehdytyksestä tarina, jossa käytät mielikuvitusta ja visualisoit olennaisen. Hyvällä visualisoinnilla on mahdollista selkeyttää isojakin asiakokonaisuuksia.

Sisältöjen lisäksi perehdytyksessä on tärkeää seurata kehitystä. Oppimisen reflektointi, säännölliset palaute- ja tavoitekeskustelut tuovat esiin edistymisen ja onnistumiset. Oppimispäiväkirja on yksi hyvä tapa reflektoida oman osaamisen kehittymistä.

Vakioi yhtenäinen työpaikan toimintatapa [prosessi] ja toista onnistuneita elementtejä. Toimiva prosessi on ketterä, jotta perehdytys on helposti uudistettavissa. Osallista säännöllisesti muut mukaan kehittämään ja parantamaan perehdytystä sekä yhteistä toimintaa.

Miten nopeuttaa asioiden sisäistämistä ja oppimista?

Parhaiten tämä saavutetaan sillä, että annetaan vain tarvittavat tieto pikkuhiljaa. Kuvittele hetki, että olet menossa automekaniikan kurssille. Kuinka motivoinut olisit korjaamaan autoja, jos sinulle kerrottaisiin kaikki auton korjaamisesta heti ensimmäisenä päivänä?

Pääsi olisi varmasti aika pyörällä.

Niin hassulta kuin se kuulostaakin, hidastamalla tahtia ja antamalla vähemmän tietoa kerralla, saat uuden työntekijän tekemään olennaisia töitä ja tuottamaan nopeammin. Samalla muiden henkilöiden kuormitus vähenee, kun uusi työntekijä ei joudu tarkistamaan ja varmistamaan tai kysymään lisäohjeita säännöllisesti.

On tärkeää myös ottaa huomioon eri oppimistyylit. Osa oppii lukemalla, osa kuuntelemalla, osa tekemällä ja osa kaikkien näiden tai osan yhdistelmällä. Siksi jokaisen perehdytysprosessin kohdalla voidaan dokumentoida eri osat erilaisiin muotoihin. Näin perehdytysmateriaali tukee jatkossa yhä laajemmin uusia perehdytettäviä. Monimuotoisuuden tai diversiteetin osalta ensimmäisen askel, jonka voit tehdä on kääntää materiaalit tarvittaville kielille.

Kun haluat tietää, mistä on hyvä lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä tietotyössä, ota yhteyttä matalalla kynnyksellä.

Näin sinun ei tarvitse käyttää kallisarvoista aikaasi tiedon etsimiseen tai Google hakuihin.